1/14
8 последовательных шагов автоматизации управленческой триады. Дорожная карта.
Время чтения 10 минут. Требует внимательного прочтения. Текст специально сделал без картинок, чтобы не отвлекать внимания. В конце коротко резюмирую все сказанное, чтобы вся информация легла единой системой. Возможно кому-то захочется начать с конца. Это нормально. Важные замечания буду выделять.
В конце статьи будет интересное предложение.
В конце статьи будет интересное предложение.
Первый шаг.
1. Выберите систему, в основе которой лежит двойная запись.
Триада отчетов – это полная картина финансового состояния и результатов бизнеса. Значит для того, чтобы собрать полную картину нужен полный учет.
- Полный учет всех событий, происходящих в бизнесе - это уровень операционной автоматизации и бизнес-процессов.
- Полный учет каждого отдельного события согласно главному закону природы – это учет того, что и убыло и одновременно, что прибыло. В финансовом учете это называется двойная запись.
Данная дорожная карта подойдет и в случае использования системы полного управленческого учета ТМА, и, например 1С УНФ. Главное, чтобы в основе системы учета была двойная запись.
Обычно в самом начале пути по автоматизации управленческого финансового учета пытаются создать политику управленческого учета.
Прописывают структуру аналитических разрезов. Прорабатывают правила ведения учета. Для этого обычно используются готовые шаблоны или уже имеющийся опыт специалиста.
Казалось бы, это правильно, но наша практика показала, насколько это неэффективно.
В нашей дорожной карте структура аналитик и стандартизация будет на последних двух шагах.
Сначала строим полный учет на простой и минимальной структуре.
Потом развиваем систему аналитических разрезов органически, исходя из конкретных потребностей конкретного бизнеса на практике.
Когда система вырастет и устоится естественным путем, можно стандартизировать структуру, определять правила и политику учета.
В противном случае на входе вы получаете сложную структуру, которая будет только мешать. А установленную политику управленческого учета придется менять 150 раз. Возникают очень большие риски провалить проект.
Не надо тащить весь этот груз всю дорогу. В конце пути это все будет доступно.
Прописывают структуру аналитических разрезов. Прорабатывают правила ведения учета. Для этого обычно используются готовые шаблоны или уже имеющийся опыт специалиста.
Казалось бы, это правильно, но наша практика показала, насколько это неэффективно.
В нашей дорожной карте структура аналитик и стандартизация будет на последних двух шагах.
Сначала строим полный учет на простой и минимальной структуре.
Потом развиваем систему аналитических разрезов органически, исходя из конкретных потребностей конкретного бизнеса на практике.
Когда система вырастет и устоится естественным путем, можно стандартизировать структуру, определять правила и политику учета.
В противном случае на входе вы получаете сложную структуру, которая будет только мешать. А установленную политику управленческого учета придется менять 150 раз. Возникают очень большие риски провалить проект.
Не надо тащить весь этот груз всю дорогу. В конце пути это все будет доступно.
Второй шаг.
2. Собрать стартовый Баланс вручную.
Отрабатываем навык сбора реальных остатков денег, ценностей и взаиморасчетов.
Навык контроля реальных остатков позволит вам в будущем доверять вашей системе.
Если движения денежных средств, особенно по расчетным счетам, можно легко проверить, то начисление доходов и расходов – это виртуальные сущности. Их нельзя проверить, как ДДС.
А если их нельзя проверить, то, как можно доверять отчету о доходах и расходах (ОДР, ОПиУ, ОФР, P&L)?
Проверка полноты доходов и расходов происходит на полных остатках.
Если в Балансе расчетные остатки* денег, ценностей и взаиморасчетов соответствуют действительности, то начислению доходов и расходов можно доверять.
*Расчетные остатки - это достовено установленные остаки денег (по валютам и местам учета), ценностей (по количеству на местах учета и стоимости) и взаиморасчетов (по контрагентам, договорам и статусам) на момент времени в прошлом плюс все учтеные движения (изменения) денег, ценностей и взаиморасчетов.
Если у вас нет навыка сбора и контроля реальных остатков, то смысла дальше двигаться нет. Это фундамент. А какой смысл строить дом без фундамента. Он будет ненадежным и скорее всего быстро развалится.
Любая система с двойной записью должна иметь инструмент ввода начальных остатков.
В базовом модуле ТМА есть инструменты, как для введения начальных остатков, так и для фиксации инвентаризационных остатков денег, ценностей и взаиморасчетов на любой момент времени.
Выбирайте стартовую дату, отдавая себе отчет, что после нее, вам придется обеспечить учет всех событий и по движениям денег, и по движениям всяческих ценностей, и по изменениям каких-либо взаиморасчетов.
У меня много раз было, что в середине года беру стартовую дату начала года 1 января. Собираем на нее Баланс, а через месяц понимаем, что восстановление учета всех операций с начала года - это просто ад. Потом решаем, что началом будет 1 июля и собираем стартовый Баланс по новой. Это нормально!
В базовом модуле ТМА есть инструменты, как для введения начальных остатков, так и для фиксации инвентаризационных остатков денег, ценностей и взаиморасчетов на любой момент времени.
Выбирайте стартовую дату, отдавая себе отчет, что после нее, вам придется обеспечить учет всех событий и по движениям денег, и по движениям всяческих ценностей, и по изменениям каких-либо взаиморасчетов.
У меня много раз было, что в середине года беру стартовую дату начала года 1 января. Собираем на нее Баланс, а через месяц понимаем, что восстановление учета всех операций с начала года - это просто ад. Потом решаем, что началом будет 1 июля и собираем стартовый Баланс по новой. Это нормально!
Для некоторых случаев совсем маленького бизнеса оказывалось, что умение собирать Баланс в живую достаточно, чтобы контролировать свой бизнес. Не надо строить учет ради учета.
В любом случае, пока этот шаг не освоен дальше двигаться – это пустая растрата энергии, времени и денег.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" навыку определять действительные остатки денег, ценностей и взаиморасчетов уделяется отдельное внимание.
В любом случае, пока этот шаг не освоен дальше двигаться – это пустая растрата энергии, времени и денег.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" навыку определять действительные остатки денег, ценностей и взаиморасчетов уделяется отдельное внимание.
В результате этого шага на какой-то момент времени будет сформирован Баланс. Достоверная информация о финансовом состоянии бизнеса на этот момент времени.
Предприниматель оценит, ведь это ответ на главный вопрос: а деньги где?
В 90% малого бизнеса предприниматель про Баланс даже не задумывается.
Надо объяснить, что это главное, это основа.
В Балансе обратить внимание на одну цифру - собственный капитал. Объяснить, что дельта собственного капитала и есть реальная чистая прибыль. И когда мы сможем автоматизировать отчет о доходах и расходах, то чистая прибыль должна будет совпадать с дельтой собственного капитала, состав которого можно легко проверить. Соотвественно данным такого Отчета о доходах и расходах можно будет доверять.
Зафиксируйте у предпринимателя этот, хоть и небольшой, но результат. Одновременно выстраивая правильный вектор восприятия цифр от общей картины к деталям.
Предприниматель оценит, ведь это ответ на главный вопрос: а деньги где?
В 90% малого бизнеса предприниматель про Баланс даже не задумывается.
Надо объяснить, что это главное, это основа.
В Балансе обратить внимание на одну цифру - собственный капитал. Объяснить, что дельта собственного капитала и есть реальная чистая прибыль. И когда мы сможем автоматизировать отчет о доходах и расходах, то чистая прибыль должна будет совпадать с дельтой собственного капитала, состав которого можно легко проверить. Соотвественно данным такого Отчета о доходах и расходах можно будет доверять.
Зафиксируйте у предпринимателя этот, хоть и небольшой, но результат. Одновременно выстраивая правильный вектор восприятия цифр от общей картины к деталям.
Третий шаг.
3. Научиться вести учет движений денег.
Необходимо добиться ситуации, чтобы в системе учета расчетные остатки денег по физическим местам учета соответствовали действительности в риалтайм.
Для этого повседневно должны быть учтены все движения денег.
Что-то мы берем из банковских выписок, настроив правила интерпретации.
Что-то можем брать из любых других баз, например 1С, или таблиц, также настраивая правила интерпретации.
А что-то вероятно вносим вручную.
Важно, чтобы все правила были настроены, все интеграции подключены, чтобы люди вовремя все загружали, заносили и обрабатывали.
Хочу подчеркнуть, что на этом шаге важна не аналитика, а полнота.
Важно, чтобы сошлись остатки.
Статей ДДС должно быть самый минимум.
Все расходы пропускаем по статье «Оплата расходов». Все выплаты сотрудникам – «Выплаты ЗП». ДДС поставщикам или клиентам – «Оплаты поставщикам» и «Поступление от клиентов».
Не усложняйте себе жизнь. Не пытайтесь сразу получить анализ финреза на ДДС. Тут это неуместно. Хоть и хочется объять необъятное сразу и впихнуть не впихуемое.
Как результат выполнения этого шага будет управленческий ОДДС в риалтайм. Пусть общими мазками, но это и правильно.
Важно, чтобы сошлись остатки.
Статей ДДС должно быть самый минимум.
Все расходы пропускаем по статье «Оплата расходов». Все выплаты сотрудникам – «Выплаты ЗП». ДДС поставщикам или клиентам – «Оплаты поставщикам» и «Поступление от клиентов».
Не усложняйте себе жизнь. Не пытайтесь сразу получить анализ финреза на ДДС. Тут это неуместно. Хоть и хочется объять необъятное сразу и впихнуть не впихуемое.
Как результат выполнения этого шага будет управленческий ОДДС в риалтайм. Пусть общими мазками, но это и правильно.
В общей практике ОДДС представляется, как самый простой в реализации отчет. Поэтому с него надо начинать.
Но такая установка уводит в сторону. Сразу возникает желание на ОДДС получить анализ бизнеса.
А для этого мы начинаем детализировать подробно по каким аналитикам текли деньги.
Это не только занимает наше время и энергию, усложняет систему и удорожает ее ведение.
Это дает нам неверное представление о результатах деятельности.
Движения денег - это лишь движение денег.
Я могу заплатить аренду за год вперед, потому что мне за это дали скидку 20%. Но расходы по аренде я буду нести каждый день этого года, а не в момент оплаты. ОДДС - это лишь контроль денежных потоков!
Но такая установка уводит в сторону. Сразу возникает желание на ОДДС получить анализ бизнеса.
А для этого мы начинаем детализировать подробно по каким аналитикам текли деньги.
Это не только занимает наше время и энергию, усложняет систему и удорожает ее ведение.
Это дает нам неверное представление о результатах деятельности.
Движения денег - это лишь движение денег.
Я могу заплатить аренду за год вперед, потому что мне за это дали скидку 20%. Но расходы по аренде я буду нести каждый день этого года, а не в момент оплаты. ОДДС - это лишь контроль денежных потоков!
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" показываю работу в ТМА с платежами, банковскими выписками и бухгалтерскими данными, которые составляют основу для учета движений денежных средств.
Результат данного шага - предприниматель сможет посмотреть, где и сколько у него живых денег в любой момент времени. Предприниматель будет доверять этим данным.
В общем денежные потоки будут под контролем.
А финансист получит второе очко в карму доверия к нему со стороны предпринимателя.
Результат данного шага - предприниматель сможет посмотреть, где и сколько у него живых денег в любой момент времени. Предприниматель будет доверять этим данным.
В общем денежные потоки будут под контролем.
А финансист получит второе очко в карму доверия к нему со стороны предпринимателя.
Четвертый шаг.
4. Научиться вести учет движений ценностей.
Ценности – это все, что у нас есть материальное и нематериальное, что имеет ценность и его можно обменять на деньги или другую ценность, или отдать в долг.
Проще говоря, ценности – это товары, имущество, оборудование, патенты, лицензии и т.д.
Аналогично, как с деньгами. Необходимо добиться ситуации, чтобы в вашей системе учета расчетные остатки ценностей по физическим местам учета соответствовали действительности в риалтайм.
Остатки ценностей измеряются количеством. Каждая ценность имеет стоимость, которая изменяется. Поэтому остатки должны быть действительными не только в количественном, но и в финансовом выражении.
В классическом финансовом учете должен быть выбран единый принцип определения стоимости. Например, в МСФО есть довольно абстрактное понятие «справедливая стоимость».
В ТМА можно учитывать множество типов стоимостей по каждой ценности.
Например, по имуществу можно учитывать инвестиционную, бухгалтерскую, рыночную, ликвидационную стоимости. Товары могу быть по расчетной стоимости FIFO, средневзвешенной, текущей у поставщика, по последнему поступлению.
Все это может быть учтено в базе ТМА. А при формировании отчета, в зависимости от цели анализа, мы выбираем требуемый тип стоимости.
В ТМА можно учитывать множество типов стоимостей по каждой ценности.
Например, по имуществу можно учитывать инвестиционную, бухгалтерскую, рыночную, ликвидационную стоимости. Товары могу быть по расчетной стоимости FIFO, средневзвешенной, текущей у поставщика, по последнему поступлению.
Все это может быть учтено в базе ТМА. А при формировании отчета, в зависимости от цели анализа, мы выбираем требуемый тип стоимости.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" на отдельном уроке разбираются принципы учета стоимостей в ТМА.
Это самая инновационная изюминка ТМА.
Промежуточный результат после прохождения данного шага - это возможность в любой момент знать где сколько ценностей в количественном и стоимостном выражении.
Основная магия начинается только на следующем шаге. Никакой магии не произойдет, если не пройти первые четыре шага последовательно.
Это самая инновационная изюминка ТМА.
Промежуточный результат после прохождения данного шага - это возможность в любой момент знать где сколько ценностей в количественном и стоимостном выражении.
Основная магия начинается только на следующем шаге. Никакой магии не произойдет, если не пройти первые четыре шага последовательно.
Пятый шаг.
5. Научиться вести учет доходов и расходов.
На предыдущих шагах мы подготовили фундамент для самого важного – учета доходов и расходов.
Любые попытки и методы учета доходов и расходов «по начислению» без этой предварительной подготовки ничтожны, поскольку их правильность и полноту невозможно будет проверить.
Именно отчет о доходах и расходов дает нам объективный анализ результата деятельности бизнеса.
Без анализа реальных доходов и расходов нельзя объективно оценить результаты работы бизнеса.
Сумма доходов и расходов дает Чистую прибыль или убыток.
Это дельта собственного капитала (чистых активов) в Балансе.
Собственный капитал в Балансе дает цифру, сколько денег собственника в бизнесе.
Дельта собственного капитала за временной отрезок дает объективную оценку динамики изменения количества денег собственника в бизнесе.
Этой цифре можно доверять, потому что данные Баланса – это остатки. А остатки, как мы уже научились на втором шаге, можно проверить.
Это дельта собственного капитала (чистых активов) в Балансе.
Собственный капитал в Балансе дает цифру, сколько денег собственника в бизнесе.
Дельта собственного капитала за временной отрезок дает объективную оценку динамики изменения количества денег собственника в бизнесе.
Этой цифре можно доверять, потому что данные Баланса – это остатки. А остатки, как мы уже научились на втором шаге, можно проверить.
Отчет о доходах и расходах дает возможность объективно проанализировать главный результат – изменение собственного капитала.
Доход (прибыль) – это то, что увеличивает собственный капитал.
Расход (убыток) – это то, что уменьшает собственный капитал.
Доходы и Расходы – это движения по собственному капиталу.
Теперь, когда расчетные остатки денег и остатки ценностей в Балансе мы привели в порядок, остались только остатки взаиморасчетов.
Теперь по остаткам взаиморасчетов можно выверять полноту учета доходов и расходов.
В этом и заключается магия.
Доход (прибыль) – это то, что увеличивает собственный капитал.
Расход (убыток) – это то, что уменьшает собственный капитал.
Доходы и Расходы – это движения по собственному капиталу.
Теперь, когда расчетные остатки денег и остатки ценностей в Балансе мы привели в порядок, остались только остатки взаиморасчетов.
Теперь по остаткам взаиморасчетов можно выверять полноту учета доходов и расходов.
В этом и заключается магия.
Все, что нам нужно делать – это сверки взаиморасчетов.
Если по контрагенту и по договору в учете расчетный остаток взаиморасчетов не соответствует действительности, то мы где-то что-то не учли по доходам или расходам.
Например, учли оплаты аренды. С одной стороны у нас уходили деньги, с другой в системе с двойной записью изменялись взаиморасчеты с контрагентом арендодателем по договору аренды.
При сверке мы видим в базе, что арендодатель нам должен, но по факту ничего он нам не должен.
Значит мы не учли расходы по аренде, которые с одной стороны уменьшат собственный капитал с другой изменять взаиморасчеты по контрагенту арендодатель в другую сторону и приведут остаток взаиморасчетов к реальности.
Вводим начисление в систему и проверяем на остатке взаиморасчетов. Все верно, значит пошли сверять следующего контрагента.
Если по контрагенту и по договору в учете расчетный остаток взаиморасчетов не соответствует действительности, то мы где-то что-то не учли по доходам или расходам.
Например, учли оплаты аренды. С одной стороны у нас уходили деньги, с другой в системе с двойной записью изменялись взаиморасчеты с контрагентом арендодателем по договору аренды.
При сверке мы видим в базе, что арендодатель нам должен, но по факту ничего он нам не должен.
Значит мы не учли расходы по аренде, которые с одной стороны уменьшат собственный капитал с другой изменять взаиморасчеты по контрагенту арендодатель в другую сторону и приведут остаток взаиморасчетов к реальности.
Вводим начисление в систему и проверяем на остатке взаиморасчетов. Все верно, значит пошли сверять следующего контрагента.
В ТМА договорные начисления доходов или расходов можно ввести одним документом на год или несколько лет.
При этом начисления автоматически распределяться по периодам. Это сильно упрощает учет начислений и обеспечивает переход в режим реального времени, когда начисления происходят не по календарным периодам, а повседневно.
Если в сборке ТМА есть блок учета договоров, то сами договоры могут быть источником начислений в финансовом учете. Договоры могут выполнять роль электронного первичного документа, т.е. проводится по финансовому учету.
При этом начисления автоматически распределяться по периодам. Это сильно упрощает учет начислений и обеспечивает переход в режим реального времени, когда начисления происходят не по календарным периодам, а повседневно.
Если в сборке ТМА есть блок учета договоров, то сами договоры могут быть источником начислений в финансовом учете. Договоры могут выполнять роль электронного первичного документа, т.е. проводится по финансовому учету.
Набор статей Доходов и Расходов, их группировки следует на этом шаге минимизировать.
Как и в случае с деньгами нам важна на этом шаге полнота.
Чем проще будет структура статей Доходов и Расходов, тем проще будет пройти этот шаг и получить в итоге полную управленческую триаду финансовых отчетов по кнопке.
Но если статьи ДДС можно упрощать вплоть до утрирования, то со статьями ДР на этом шаге нужно хорошо поработать. Главное - это структура группировок.
Как и в случае с деньгами нам важна на этом шаге полнота.
Чем проще будет структура статей Доходов и Расходов, тем проще будет пройти этот шаг и получить в итоге полную управленческую триаду финансовых отчетов по кнопке.
Но если статьи ДДС можно упрощать вплоть до утрирования, то со статьями ДР на этом шаге нужно хорошо поработать. Главное - это структура группировок.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" будет предложен универсальный шаблон наполнения аналитик для старта.
Это наполнение можно изменять, как угодно, сразу или потом.
Результатом прохождения данного шага будет то, чего нет у 90% бизнесов.
Адекватная, полная и доверительная управленческая триада финансовых отчетов. К тому же эти три отчета будут автоматизированы.
Если использовать систему полного управленческого учета ТМА, то три главных отчета для бизнеса будут автоматизированы на 100%. Это значит их можно будет сформировать в любой момент времени, за любой период, без предварительных технологических процедур закрытия периода.
Это наполнение можно изменять, как угодно, сразу или потом.
Результатом прохождения данного шага будет то, чего нет у 90% бизнесов.
Адекватная, полная и доверительная управленческая триада финансовых отчетов. К тому же эти три отчета будут автоматизированы.
Если использовать систему полного управленческого учета ТМА, то три главных отчета для бизнеса будут автоматизированы на 100%. Это значит их можно будет сформировать в любой момент времени, за любой период, без предварительных технологических процедур закрытия периода.
Результат этого шага нужно презентовать предпринимателю максимально.
Теперь это основа управления и контроля.
Сначала смотрим общую картину - управленческую триаду финансовых отчетов, и только потом, двигаемся к деталям. Там, где это нужно.
Сначала есть фактический финансовый учет и только потом на его основе выстраивается система финансового планирования. А не наоборот, как это зачастую происходит на практике.
Наметьте с предпринимателем согласованный график, например 1 числа каждого месяца, для совместной работы с тремя главными отчетами, анализа и выстраивания основы для принятия управленческих решений.
Заранее планируйте презентацию. Каждый раз корректируйте план презентации на основе уже проведенной.
Теперь это основа управления и контроля.
Сначала смотрим общую картину - управленческую триаду финансовых отчетов, и только потом, двигаемся к деталям. Там, где это нужно.
Сначала есть фактический финансовый учет и только потом на его основе выстраивается система финансового планирования. А не наоборот, как это зачастую происходит на практике.
Наметьте с предпринимателем согласованный график, например 1 числа каждого месяца, для совместной работы с тремя главными отчетами, анализа и выстраивания основы для принятия управленческих решений.
Заранее планируйте презентацию. Каждый раз корректируйте план презентации на основе уже проведенной.
Дам один очень важный совет.
Все предприниматели воспринимают цифры по бизнесу в меру своей испорченности.
Финансисты на практике зачастую ведут себя, как холопы. Чтобы не возжелал руководитель, то и есть их задачи, то и есть правильно.
Другая крайность, когда финансисты держат своего предпринимателя за идиота, встают на позицию эксперта, правильность суждений которого не обсуждается.
НЕТ!
Ваша работа и ваша задача направить и скорректировать. Собирать фокус внимания предпринимателя на общей картине и только потом, от общей картины, выходить на решение локальных задач.
Ведь что-бы он не делал в бизнесе, все должно прямо или косвенно влиять на прибыль, стабильность и риски.
Быть специалистом, а не финхолопом или звездным экспертом непросто.
Все предприниматели авторитарны и "всегда правы". Есть просто невыносимые персонажи.
Я себя помню молодым предпринимателем. Со мной было бы очень тяжело, но моя благодарность профессиональному финансисту не имела бы границ, если бы он тогда смог бы направить меня в нормальное русло. Вероятно тогда бы не случилось того дефолта.
Все предприниматели воспринимают цифры по бизнесу в меру своей испорченности.
Финансисты на практике зачастую ведут себя, как холопы. Чтобы не возжелал руководитель, то и есть их задачи, то и есть правильно.
Другая крайность, когда финансисты держат своего предпринимателя за идиота, встают на позицию эксперта, правильность суждений которого не обсуждается.
НЕТ!
Ваша работа и ваша задача направить и скорректировать. Собирать фокус внимания предпринимателя на общей картине и только потом, от общей картины, выходить на решение локальных задач.
Ведь что-бы он не делал в бизнесе, все должно прямо или косвенно влиять на прибыль, стабильность и риски.
Быть специалистом, а не финхолопом или звездным экспертом непросто.
Все предприниматели авторитарны и "всегда правы". Есть просто невыносимые персонажи.
Я себя помню молодым предпринимателем. Со мной было бы очень тяжело, но моя благодарность профессиональному финансисту не имела бы границ, если бы он тогда смог бы направить меня в нормальное русло. Вероятно тогда бы не случилось того дефолта.
Шестой шаг.
6. Собрать свой первый минимальный портфель финансовых показателей.
Управленческая триада финансовых отчетов – это основа для проведения управленческого финансового анализа. Теперь она у вас есть.
Финансовый анализ – это работа с финансовыми показателями.
Я рекомендую для начала выбрать 5 – 10 финансовых показателей, которые позволят предпринимателю постоянно контролировать состояние и доходность бизнеса и некоторые риски, связанные с финансовым положением.
Например, рентабельность собственного капитала, доходность по валовой прибыли, доходность по чистой прибыли, финансовая устойчивость, экономическая добавленная стоимость, усредненные остатки денежных средств, оборачиваемость товарных запасов, оборачиваемость дебиторки.
Все, что вам нужно сделать на этом шаге – это выбрать несколько показателей, за которыми предприниматель должен следить в роли инвестора в первую очередь.
Настроить расчет этих показателей в отчете.
Делайте это вместе с предпринимателем на разборе трех отчетов.
Он сам подскажет, какие показатели ему важны.
Не надо использовать никаких готовых наборов. В работе с цифрами важно не перебарщивать, а то потом среди хлама не будет видно то, что нужно.
Настроить расчет этих показателей в отчете.
Делайте это вместе с предпринимателем на разборе трех отчетов.
Он сам подскажет, какие показатели ему важны.
Не надо использовать никаких готовых наборов. В работе с цифрами важно не перебарщивать, а то потом среди хлама не будет видно то, что нужно.
В ТМА для генерации отчетов и анализа используется два инструмента: ТМА Анализ и ТМА Сводная таблица.
Также на формах могут настраиваться любые представления в табличном или графическом виде. На основе таких форм можно строить дашборды.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" есть практические занятие по ТМА Анализу и ТМА Сводной таблице.
Я показываю, как настраивать формы полной управленческой триады финансовых отчетов, как проводить анализ на ходу конструируя запросы к множеству таблиц с данными, как анализировать полученные данные в табличной форме и графиках, как детализировать и разбирать.
Также на формах могут настраиваться любые представления в табличном или графическом виде. На основе таких форм можно строить дашборды.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" есть практические занятие по ТМА Анализу и ТМА Сводной таблице.
Я показываю, как настраивать формы полной управленческой триады финансовых отчетов, как проводить анализ на ходу конструируя запросы к множеству таблиц с данными, как анализировать полученные данные в табличной форме и графиках, как детализировать и разбирать.
Седьмой шаг.
7. Органическое развитие структуры аналитических признаков.
Теперь бизнес живет, а собственник без труда получает три главных управленческих отчета, которым он может доверять.
На контоле несколько ключевых финансовых показателей.
Для предпринимателя это основа для масштабирования или выхода из операционки, но управление - это более детальный анализ.
Даже если предприниматель собственник выйдет из операционки ради другого направления, развития бизнеса или личных дел, то в бизнесе останется руководство.
Если для предпринимателя три отчета - это инструмент контроля, то для роли руководителя, даже если ее выполняет сам предприниматель, управленческая триада - это панель управления.
Поделюсь своим опытом. На заре моего предпринимательства я был с головой погружен в управление своим бизнесом. Я строил бизнес и управлял им, нанимая людей, выстраивая бизнес процессы, занимался поставщиками, клиентами и всеми всеми админинстративными функциями.
Я выполнял роль управления.
Через пять лет я все потерял.
Причину определил, как потеря контроля на масштабировании.
В действительности, выполняя роль управления, я совсем не выполнял роль собственника.
Роль собственника - это контроль.
После кризиса, когда я стал масштабировать бизнес по новому, я уже не сделал такой ошибки. Каждая пятница у меня была днем собственника. С утра я просыпался с мыслью, что я собственник. Все мои мысли были подчинены только этому. Мне было пофигу на управление, что, кто и как делает. Мне было важно, сколько я зарабатывают на этом всем. Мне нужна была только триада отчетов.
Глубже я лез только тогда, когда что-то сбоило и это отражалось на общей картине состояния моего бизнеса.
Это как, мы ездим на машине и не заглядываем под капот пока лампочка не загориться.
Я анализировал работу руководства моей компании. То есть себя самого но в другие дни недели. Каждый раз находил, где меня заносит в сторону от основных принципом бизнеса. Например, если мне не нравился поставщик лично, но с ним было выгодно сотрудничать, то как руководитель я отказывался от сотрудничества, а как собственник нет.
Почему я вам про это рассказываю? Финансист обеспечивает работу обеих ролей. У обеих ролей в основе лежит управленческая триада финансовых отчетов, но работа с ней у руководителя более детальная.
Даже если руководитель и собственник - это одно лицо, вы должны выделить один день в месяц или в неделю, когда с ним работаете исключительно как с собственником.
Оцениваете общую картину бизнеса и помогаете принимать решение на уровне собственника. Это ближе к инвестору.
С руководителем вы работаете ежедневно, постоянно работая с локальными данными. Средний чек, себестоимость, логистика и прочее и прочее. Но каждая деталька всегда должна быть частью общей картины.
Принимая решение на локальному уровне управления вы должны помогать оценивать, как это решение будет влиять на общий результат. Поскольку качество работы руководителя собственником оценивается именно так.
Я выполнял роль управления.
Через пять лет я все потерял.
Причину определил, как потеря контроля на масштабировании.
В действительности, выполняя роль управления, я совсем не выполнял роль собственника.
Роль собственника - это контроль.
После кризиса, когда я стал масштабировать бизнес по новому, я уже не сделал такой ошибки. Каждая пятница у меня была днем собственника. С утра я просыпался с мыслью, что я собственник. Все мои мысли были подчинены только этому. Мне было пофигу на управление, что, кто и как делает. Мне было важно, сколько я зарабатывают на этом всем. Мне нужна была только триада отчетов.
Глубже я лез только тогда, когда что-то сбоило и это отражалось на общей картине состояния моего бизнеса.
Это как, мы ездим на машине и не заглядываем под капот пока лампочка не загориться.
Я анализировал работу руководства моей компании. То есть себя самого но в другие дни недели. Каждый раз находил, где меня заносит в сторону от основных принципом бизнеса. Например, если мне не нравился поставщик лично, но с ним было выгодно сотрудничать, то как руководитель я отказывался от сотрудничества, а как собственник нет.
Почему я вам про это рассказываю? Финансист обеспечивает работу обеих ролей. У обеих ролей в основе лежит управленческая триада финансовых отчетов, но работа с ней у руководителя более детальная.
Даже если руководитель и собственник - это одно лицо, вы должны выделить один день в месяц или в неделю, когда с ним работаете исключительно как с собственником.
Оцениваете общую картину бизнеса и помогаете принимать решение на уровне собственника. Это ближе к инвестору.
С руководителем вы работаете ежедневно, постоянно работая с локальными данными. Средний чек, себестоимость, логистика и прочее и прочее. Но каждая деталька всегда должна быть частью общей картины.
Принимая решение на локальному уровне управления вы должны помогать оценивать, как это решение будет влиять на общий результат. Поскольку качество работы руководителя собственником оценивается именно так.
То время, которое вы раньше тратили на сбор данных и формирование отчетов, теперь тратите на анализ.
Вы предоставляете собственнику более качественную информацию с более глубокими выводами и практическими рекомендациями.
В ходе вашей работы с отчетами и анализом и в ходе представления отчетности руководству и собственникам возникает ряд вопросов. Чтобы ответить на эти вопросы необходимо углубляться в аналитику по определенным признакам.
Если возникает ситуация, что необходимых аналитических признаков нет, то вы дорабатываете структуру аналитик, добавив туда нужные.
Вы предоставляете собственнику более качественную информацию с более глубокими выводами и практическими рекомендациями.
В ходе вашей работы с отчетами и анализом и в ходе представления отчетности руководству и собственникам возникает ряд вопросов. Чтобы ответить на эти вопросы необходимо углубляться в аналитику по определенным признакам.
Если возникает ситуация, что необходимых аналитических признаков нет, то вы дорабатываете структуру аналитик, добавив туда нужные.
За 6–12 месяцев структура аналитических разрезов органически вырастет и оформиться естественным путем.
В ней не будет ничего лишнего с одной стороны, а с другой, в ней будет все, что может понадобиться на анализе конкретного бизнеса.
В системе ТМА структура аналитических разрезов очень удобно настраивается по четырем главным срезам (разделам) – Деньги, Ценности, Взаиморасчеты, Доходы/расходы. Мы называем это основными аналитиками.
Структура основных аналитик без проблем меняется и дорабатывается в процессе.
В ней не будет ничего лишнего с одной стороны, а с другой, в ней будет все, что может понадобиться на анализе конкретного бизнеса.
В системе ТМА структура аналитических разрезов очень удобно настраивается по четырем главным срезам (разделам) – Деньги, Ценности, Взаиморасчеты, Доходы/расходы. Мы называем это основными аналитиками.
Структура основных аналитик без проблем меняется и дорабатывается в процессе.
Набор дополнительных аналитик, например, проекты, направления деятельности, организации, торговые точки, объекты строительства и т.д. и т.п., для каждого бизнеса можно настраивать свои.
Любое количество дополнительных аналитик с любый количеством записей по каждой из них.
Благодаря тому, что система на конструкторе TMAPlatform, есть возможность каждую дополнительную аналитику развивать в отдельный уникальный функционал. Например, создать свою карточку проекта с необходимыми полями, справочниками и функционалом - это дело нескольких минут.
Любое количество дополнительных аналитик с любый количеством записей по каждой из них.
Благодаря тому, что система на конструкторе TMAPlatform, есть возможность каждую дополнительную аналитику развивать в отдельный уникальный функционал. Например, создать свою карточку проекта с необходимыми полями, справочниками и функционалом - это дело нескольких минут.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" у вас будет возможность попрактиковаться настраивать нужную вам удобную структуру аналитических разрезов управленческого учета и анализа.
Одновременно познакомиться с предлагаемой ТМА базовой методологией структурирования аналитик.
Одновременно познакомиться с предлагаемой ТМА базовой методологией структурирования аналитик.
Восьмой шаг.
8. Стандартизация.
В течение одного года система автоматизации управленческих финансовых отчетов оформиться под конкретный бизнес и будет работать как часы.
Чтобы зафиксировать результат и не дать ему развалиться без ручного управления и той кучи внимания, которую вы уделяли ей в течение этого года, необходимо стандартизировать.
Нужна не только политика управленческого учета, описывающая непосредственно саму методологию финансового учета.
Нужна стандартизация всех бизнес-процессов, которые содержат элементы действий, обеспечивающих управленческий учет данными.
Для стандартизации лучше использовать принципы процессно-ориентированного управления.
Для предпринимателя, который хочет масштабировать бизнес или выйти из операционки, вопросы стандартизации являются ключевыми после того, как вы ему смогли обеспечить внешний контроль всех финансовых показателей.
Так что восьмой и последний шаг нашей дорожной карты является естественным началом процесса стандартизации других функций бизнеса.
Для предпринимателя, который хочет масштабировать бизнес или выйти из операционки, вопросы стандартизации являются ключевыми после того, как вы ему смогли обеспечить внешний контроль всех финансовых показателей.
Так что восьмой и последний шаг нашей дорожной карты является естественным началом процесса стандартизации других функций бизнеса.
Для общей стандартизации рекомендую использовать систему Business Studio.
Наша компания Аксел-Консалт является дилером этой системы.
Мы постоянно используем ее на проектах внедрения автоматизации управленческого учета и автоматизации. Поскольку автоматизация – это лишь инструмент, который изменяет бизнес-процессы.
Например, можно копать канавы. Один бизнес-процесс, если вы используете гастарбайтеров и лопаты, и совсем другие бизнес-процессы, если вы используете экскаватор.
Так одни процессы, когда вы собираете триаду отчетов вручную, и совсем других операционных бизнес-процессов потребует 100% автоматизация.
При внедрении нового инструмента многие бизнес-процессы изменяются.
Наша компания Аксел-Консалт является дилером этой системы.
Мы постоянно используем ее на проектах внедрения автоматизации управленческого учета и автоматизации. Поскольку автоматизация – это лишь инструмент, который изменяет бизнес-процессы.
Например, можно копать канавы. Один бизнес-процесс, если вы используете гастарбайтеров и лопаты, и совсем другие бизнес-процессы, если вы используете экскаватор.
Так одни процессы, когда вы собираете триаду отчетов вручную, и совсем других операционных бизнес-процессов потребует 100% автоматизация.
При внедрении нового инструмента многие бизнес-процессы изменяются.
Если использовать TMAPlatform, то возникает возможность постоянно и очень гибко приспосабливать автоматизацию под изменяющийся процесс с одной стороны, либо с пониманием возможностей автоматизации на платформе, менять бизнес-процесс соотвественно этим возможностям.
Небольшая рекомендация.
Я называю это эволюционирующим регламентом.
В каждый регламент я зашиваю две дополнительные главы.
Подпроцесс «периодические ревизии процесса» и подпроцесс «действие в случае обнаружения внештатной ситуации».
Главное, каждая внештатная ситуация, обнаруженная на периодической ревизии, либо в ходе работы должна по исполнению процесса превратиться в штатную.
Я называю это эволюционирующим регламентом.
В каждый регламент я зашиваю две дополнительные главы.
Подпроцесс «периодические ревизии процесса» и подпроцесс «действие в случае обнаружения внештатной ситуации».
Главное, каждая внештатная ситуация, обнаруженная на периодической ревизии, либо в ходе работы должна по исполнению процесса превратиться в штатную.
На практикуме "Быстрый старт в ТМА" мы не будем заниматься разбором стандартов и политики управленческого учета.
Это практикум дает вам возможность потрогать ТМА в живую. Увидеть работу всех функци.
А на флагманском курсе по ТМА этот раздел занимает очень значимую часть.
Это упаковка всех результатов внедрения в нерушимую саморазвивающуюся и саморегулируемую систему.
Но сейчас рано говорить про большой курс по ТМА. Сначала надо пройти практикум и определиться, насколько интересно работать с новыми мощными инструментами.
Это практикум дает вам возможность потрогать ТМА в живую. Увидеть работу всех функци.
А на флагманском курсе по ТМА этот раздел занимает очень значимую часть.
Это упаковка всех результатов внедрения в нерушимую саморазвивающуюся и саморегулируемую систему.
Но сейчас рано говорить про большой курс по ТМА. Сначала надо пройти практикум и определиться, насколько интересно работать с новыми мощными инструментами.
Заключение.
8 шагов к автоматизации управленческой триады отчетов
- Шаг 1: Выберите систему с двойной записью для полного учета всех событий.
- Шаг 2: Соберите стартовый баланс вручную, чтобы научиться контролировать реальные остатки.
- Шаг 3: Настройте учет движений денег, обеспечив соответствие остатков фактическим данным в реальном времени.
- Шаг 4: Ведите учет движений ценностей с учетом их количественного и стоимостного выражения.
- Шаг 5: Внедрите учет доходов и расходов, чтобы объективно анализировать результаты бизнеса.
- Шаг 6: Определите ключевые финансовые показатели для контроля прибыльности и финансовых рисков.
- Шаг 7: Развивайте структуру аналитических разрезов органически, исходя из потребностей бизнеса.
- Шаг 8: Стандартизируйте учет и бизнес-процессы для обеспечения стабильности и масштабируемости.
Эта дорожная карта шаг за шагом выстраивает надежную систему управленческого учета, которая позволяет в любой момент получить объективные данные и эффективно управлять бизнесом.
Неважно, являетесь ли вы финансовым директором в штате, либо на аутсорсе, внедрив на предприятии автоматизацию трех главных управленческих отчетов, вы создадите максимальную ценность своей работы.
Все то просто, что определенно, даже если впереди долгий путь.
Фактически я поделился своим основным процессом на проекте внедрения автоматизации финансового учета.
Такие вещи обычно скрывают под грифом "секрет производства".
Я отдаю вам это абсолютно бесплатно.
Вы можете сами использовать мой метод и достигать результатов, или дальше двигаться с моей помощью. С моей помощью вы достигните результатов быстрее.
Неважно, являетесь ли вы финансовым директором в штате, либо на аутсорсе, внедрив на предприятии автоматизацию трех главных управленческих отчетов, вы создадите максимальную ценность своей работы.
Все то просто, что определенно, даже если впереди долгий путь.
Фактически я поделился своим основным процессом на проекте внедрения автоматизации финансового учета.
Такие вещи обычно скрывают под грифом "секрет производства".
Я отдаю вам это абсолютно бесплатно.
Вы можете сами использовать мой метод и достигать результатов, или дальше двигаться с моей помощью. С моей помощью вы достигните результатов быстрее.
Чтобы сделать первый шаг предлагаю потратить совсем немного времени и пройти простой практикум «Быстрый старт в ТМА».
О том, что вы получите на этом практикуме я подробно расскажу в третьей статье.
Доступ к третьей статье с описанием практикума "Быстрый старт в ТМА" вы получите в чатботе @TMA_trip_bot чуть позже.
Или вы можете прямо сейчас ввести в чате кодовое слово "Быстрый старт".
С уважением, Константин Богданов.
О том, что вы получите на этом практикуме я подробно расскажу в третьей статье.
Доступ к третьей статье с описанием практикума "Быстрый старт в ТМА" вы получите в чатботе @TMA_trip_bot чуть позже.
Или вы можете прямо сейчас ввести в чате кодовое слово "Быстрый старт".
С уважением, Константин Богданов.