Ежедневно общаясь с клиентами, мы сталкиваемся с проблемой ведения данных и подготовки отчетов с использованием Excel.

Каждый раз приходится объяснять основы баз данных и принципы работы с данными и то, как легко можно перейти от работы с Excel в нормальную базу данных со всеми вытекающими преимуществами.

Преимущества баз данных

- Многопользовательский доступ к работе с данными(занесение данных, обработки, расчеты и получение отчетов)

- Распределенные права доступа к данным. Легко можно настроить так, чтобы люди видели только то, что им позволено.

- Логирование всех действий пользователей. Всегда можно разобраться кто и когда вносил или изменял данные.

- Автоматическое архивирование базы данных. Данные полностью защищены от случайной потери. Можно восстановить любую сохраненную версию базы данных.

- Признаки данных определены типами полей и справочниками, что исключает вариативный ввод.

Одновременно исключается ряд проблем, которые рано или поздно начинают сильно влиять на рабочие процессы и результаты деятельности.

Проблемы, которые решаются переходом на БД

- Файлы вырастают до гигантских размеров и перестают нормально работать.

- Одни и те же данные разбросаны по разным файлам.

- Плохо систематизированное хранение файлов.

- Непонятная структура логики расчетов.

- Доступность информации различным сотрудникам и возможность скопировать файл и украсть информацию.

- Невозможно отслеживать кто и когда вносил или изменял данные.

- Невозможно проверить корректность итоговых значений после сложных вычислений.

- Невозможно детализировать.

При сложных настройках можно использовать Excel в связке с MS SQL. В этом случает Excel работает как «клиентское приложение» в «клиент-серверной» архитектуре, но на практике такие построения мы встречали крайне редко. Потому что очень сложно построить такую архитектуру.

Обычно мы предлагаем «оцифровать» данные, которые уже ведутся в Excel и предоставить пользователям простейшее приложение на базе TMAPlatofrm для работы с этими данными. Это быстро, просто и недорого.

Перевод данных из Excel в нормальный вид базы данных и настройка клиентского приложения на базе TMA обычно занимает считанные часы, соответственно стоимость такого решения минимальна.

Плюс заказчик получает возможность развивать систему, поскольку TMA является гибким конструктором бизнес-приложений, а все настройки и код таких приложений открыты. В любой момент времени, если потребуется добавить новые виды данных или новые информационные поля, либо создать новую форму отчета, на доработки также уходят считанные часы, и пользователи практически сразу получают улучшенное решение. В этом была основная идея создания такой платформы.

Что получилось в результате

Мы загрузили в базу данных оба файла. Плюс загрузили файлы отчетов из районных администраций, в которых были данные для привязки источника образования отходов к конкретной контейнерной площадке. И настроили клиентское приложение для работы с этими данными на базе TMA.

В итоге получилось такое решение.

В результате заказчик в лице комитета по благоустройству на следующий же день получил действительно оцифрованную информацию, где все признаки источников образования и контейнерных площадок были вынесены в справочники.

При работе с реестрами у пользователей появился очень широкие возможность сортировки и отбора, настройки представления, выгрузки в тот же Excel. Это все базовые опции TMA.

Excel – это плоская таблица со свободным порядком ячеек данных. Это как очень продвинутый калькулятор. Если мы работаем с данными, то мы работаем — в терминологии Excel — со списками.

В Excel можно создать таблицу данных в виде списка. В шапке таблицы каждое поле обозначает признак. Более того, можно на отдельных листах создать подобие справочников, и поля списка будут заполняться из выпадающих списков. На других отдельных листах можно создать отчеты, которые будут собирать данные списков в необходимое представление.

Совсем сложные процедуры и представления можно делать макросами. Но это все равно не будет полноценная база данных со всеми необходимыми для работы с данными свойствами.

Есть в пакете Office у майкрософта Access. Это полноценная база для небольших данных. Но для пользователей это приложение получилось сложновато, и мало кто им пользуется.

Достаточно того, что они знают предметную область и могут объяснить нашему специалисту, какие от куда данные берутся, как хранятся, какие признаки используются, какие отчеты нужны.

И через считанные часы у вас будет полноценное приложение, для работы с данными, которое в последствии вы сможете легко развивать.

На некоторых предприятиях наших клиентов первый переход с Excel на СУБД с использованием TMA был первым шагом к созданию полноценной системы автоматизации.

Что необходимо сделать, чтобы избавиться от проблем, связанных с ведением данных на Excel

Шаг 1

Мы изучаем существующие файлы Excel и общаемся с их создателями и пользователями.

Шаг 2

Средствами TMA мы создаем структуру СУБД в соответствии с существующими файлами и пожеланиями пользователей. Загружаем данные из Excel в созданную структуру. При необходимости наводим порядок в данных.

Шаг 3

Средствами TMA настраивается интерфейс, права доступа и отчеты.

Результат перехода с Excel на полноценную СУБД у всех может быть разный, но абсолютно точно вы получаете экономический эффект по времени сотрудников, качественный эффект по качеству информации и человеческому фактору и, что немаловажно, повышение качества информационной безопасности.